Despre risipele din procese – O altă abordare – Partea 1

Scris de Sterge.ro Generale

Despre-risipele-din-procese-–-O-altă-abordare-–-Partea-1

În domeniul Lean și al Îmbunătățirii Continue se vorbește despre cele șapte forme de risipă. Sau opt, deoarece a mai fost introdusă o formă de risipă pe care unii au acceptat-o, alții nu. Noi vom vorbi și despre ea, este vorba de ”subutilizare angajați” sau ”talent irosit”, deoarece ea se manifestă foarte des, mai ales în companiile mari.

Risipele sunt pierderi care se văd și se simt direct în costuri. Risipele consumă bani, timp și calitate, astfel risipele pot duce pe termen lung la clienți nemulțumiți și la un eșec în afaceri.

Poate că ni se pare firesc ca fiecare administrator de afacere sau manager de departament să se ocupe în mod permanent de eliminarea risipelor. Însă nu este așa, deoarece dinamica unei afaceri sau a unui proces dintr-o afacere, problemele care apar zilnic, mediul incert și volatil al piețelor, fac ca uneori ultima grijă să fie eliminarea risipelor. Însă poate că exact acest lucru, atenția și concentrarea pe risipe și pe eliminarea acestora, ar aduce echilibru în gestionarea unei afaceri sau a unui proces dintr-o afacere.

În literatura de specialitate sau în diverse articole, risipele sunt prezentate tehnic, cu exemple din producție, în mod special producția din uzine și fabrici mari. Vom încerca în acest articol să prezentăm risipele într-un mod diferit față de abordarea clasică, apelând la exemple din viața de zi cu zi.

Deci, care sunt risipele?

1. Supraproducția – cel mai simplu mod de a explica risipa de supraproducție este să ne gândim la ceva care este mai mult decât este necesar sau este mai mult decât este solicitat de către un client de la un proces sau furnizor. În viața de zi cu zi, ne putem gândi de exemplu la celebrele mese de Paște și Crăciun. Se pregătește foarte multă mâncare, mai multă decât este necesar și se poate ajunge chiar în situația de a arunca mâncare, pentru că se strică. Bani și timp aruncate la gunoi! De câte ori auzim expresia ”am rămas cu ele pe stoc” ne putem gândi că s-a manifestat risipa de supraproducție. Cerința de producție nu a fost corelată direct cu cerința din piață, cu cerința clienților. Toate abordările de genul ”all inclusive” sunt generatoare de risipe, de mâncare în primul rând, deoarece accentul se pune pe cantitate, nu pe calitate. Cumpărăturile excesive de haine, încălțăminte, gadget-uri și altele sunt tot o formă de supraproducție care generează stocuri în exces (risipă despre care vorbim mai jos).

Dacă te uiți prin dulapuri, sertare, poduri și beciuri și pentru fiecare element adresezi întrebarea ”Când am folosit asta ultima dată?” cât de des răspunsul este un interval de timp mai mare de o lună? Dacă mai multe răspunsuri sunt mai mari de o lună, s-ar putea să faci supraproducție!

2. Supraprocesarea – cu cuvinte simple, supraprocesarea este spargerea unei nuci cu barosul. Evident, nu avem nevoie de un baros pentru a sparge o nucă, ne este de ajuns un ciocan normal. Sau, de exemplu, dorim să umplem un bazin de 100 de litri de apă și facem asta cu ajutorul unei căni de 300 mililitri. Vor fi necesare peste 300 de drumuri, cu cana, de la robinet la bazin.

Dacă am folosi un recipient de 10 litri, în 10 deplasări, am umplut bazinul. Această formă de risipă se observă mai greu în procesele unei afaceri deoarece se ascunde sub carapacea puterii obișnuinței. Dacă o acțiune se realizează într-un anumit fel timp de luni sau ani de zile, ea pare a fi normalitate iar cei implicați în proces nu vor mai observa supraprocesarea.

Întrebarea ”Cum pot să fac asta mai simplu și mai rapid?” ne poate ajuta să identificăm, în cele mai multe cazuri, această formă de risipă. Gândurile multe raportate la un subiect, la o acțiune sau decizie (overthinking) sunt o formă de supraprocesare deoarece ne pierdem în detalii și în scenarii pe care dacă le privim retrospectiv, vedem că de multe ori nu s-au materializat.

3. Stocuri în exces – În primul rând, această formă de risipă este în strânsă legătură cu Supraproducția. Dacă produc mai mult decât mi se cere, voi rămâne cu anumite produse pe stoc. Și dacă fac asta în mod constant, voi avea permanent stocuri în exces. Care ocupă spațiu. În viața de zi cu zi, uneori cumpărăm anumite produse la bax, nu la bucată și facem asta poate pentru că ne este mai ușor așa sau pentru că vrem să ne asigurăm consumul pentru un timp mai îndelungat. Dar, pe lângă riscul ca anumite produse pot expira, se poate întâmpla să nu mai avem nevoie brusc de un anumit produs. De exemplu, cumpărăm cafea măcinată, dar ni se strică filtrul de cafea și preferăm să cumpărăm, sau primim cadou, un espressor care funcționează cu boabe. Am rămas cu un stoc care nu ne mai este în mod direct util. Astfel, limitarea la strictul necesar, calculat pe baza istoricului de consum și a predicțiilor realiste față de consumul viitor, plus un procent mic de siguranță, ne poate face să evităm stocurile în exces.

Vorba aceea cu ”lasă să fie acolo de ajuns…” duce la o risipă de bani, de spațiu și uneori ne provoacă și frustrări, pentru că suntem nevoiți să aruncăm la gunoi multe lucruri care au stat într-un stoc în exces.

Un stoc mare de produse de curățenie, hârtie sau lavete, de exemplu, poate însemna fie o achiziție defectuoasă, fie un consum exagerat ce poate rezulta din calitatea precară a produselor.

Pentru a beneficia de cele mai bune produse de igienă și curățenie, apelați la un Specialist Șterge.ro.

4. Transporturi inutile – Poate că fiecare dintre noi a ales să meargă cu mașina la două străzi distanța, când de fapt ne-ar fi luat 5 minute de mers pe jos. Acesta este un exemplu de transport inutil. Sau poate din grabă, plecăm cu mașina la supermarket la cumpărături, drumul până acolo fiind un transport gol. Ne întoarcem cu mașina plină, descărcăm cumpărăturile și ne dăm seama că avem de dus colete la un curier pentru a le expedia. Adică plecăm cu mașina plină și ne întoarcem cu ea goală.

Dacă planificam o rută, mergeam prima dată la curier, apoi la cumpărături și astfel nu realizam transporturi inutile. Uneori chiar uităm să cumpărăm ceva esențial și este necesar să ne întoarcem până la supermarket pentru un singur produs.

O simplă listă de cumpărături actualizată în timp real ne-ar salva de un transport inutil. De asemenea, vedem des rute de transport în comun ineficiente, adică autobuze goale sau doar cu una sau două persoane în ele. Și asta pentru că se respectă un program fix și riguros, nu adaptabil și flexibil, pe baza analizei permanente a nevoilor de transport.

În următorul articol vom discuta despre Mișcările inutile, Defecte și Greșeli, Timpi de așteptare și Subutilizarea sau Suprautilizarea angajaților.

Articol scris de Andrei Mihai Iatan – Expert imbunatatire continua